Buchführungspflicht in Deutschland

Buchführungspflicht in Deutschland

Die Buchführungspflicht in Deutschland ist handelsrechtlich im Handelsgesetzbuch und steuerrechtlich in der Abgabeordnung und Steuergesetze festgelegt. Als Unternehmer/-in mit Sitz in Deutschland sind Sie generell verpflichtet Handelsbücher zu führen. Jedoch, wann genau sind Sie dazu verpflichtet Bücher zu führen? Im folgenden Beitrag erklären wir wie die Buchführungspflicht in Deutschland steuer- und handelsrechtlich gestaltet ist.

Als Gründer/-in eines Unternehmens in Deutschland ist es ratsam sich mit dem Thema Buchführungspflicht in Deutschland früh genug auseinanderzusetzen und die Umsetzung zu planen. Über den Buchführungspflicht lernen Studierenden im Fachbereich Rechnungswesen (Rechnungslegung), Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung als Teil der Betriebswirtschaftslehre.

Führung von Büchern ist eine Selbstverpflichtung und dient den Gläubigerschutz

Grundsätzlich kann die Führung von Handelsbüchern als eine Selbstverpflichtung eines ordentlichen Kaufmannes (bzw. einer ordentlichen Kauffrau) aus Eigeninteresse betrachtet werden. Zweitens kann die Führung von Handelsbüchern als eine gesellschaftliche Verpflichtung gegenüber Gläubigern (Interesse eines Dritten) gesehen werden, z. B. gegenüber eigenen Mitarbeitern, Geschäftspartner, Lieferanten und dem Staat. Der Staat als Ordnungshüter regelt die Pflichten, Bücher zu führen, in Regelwerke, wie Gesetze, Verordnungen, Richtlinien, Verwaltungsvorschriften etc. In Deutschland ist die Buchführungsplicht in der Abgabeordnung für Steuerzwecke geregelt und in Handelsgesetzbuch für den Gläubigerschutz normiert. Konkret entsteht die Pflicht, Handelsbücher in Deutschland zu führen, rechtlich gemäß Handelsrecht (Handelsgesetzbuch) (§§ 238 - 342e HGB) für Kaufleute und gemäß Steuerrecht (Abgabeordnung) für Steuerpflichtige (§§ 140-148 AO) sowie weitere Steuergesetze.

Handelsrechtliche Buchführungspflicht und Befreiung in Deutschland

Um zu prüfen, ob Sie von der handelsrechtliche Buchführungsplicht (§§ 238-241a HGB) betroffen sind oder befreit sind, sollten Sie sich mit den handelsrechtlichen Vorschriften für alle Kaufleuten (§§ 238-263 HGB) vertraut machen. Gemäß § 241a HGB sind Sie von der handelsrechtlichen Buchführungspflicht befreit, wenn Sie folgenden Bedingungen erfüllen:

Wer kann von der Büchführungspflicht befreit werden?

Befreit können nur Einzelkaufleute (Einzelunternehmer/-in) (§ 241a Satz 1 HGB). Dazu zählen auch Freiberufler/-innen.

Welcher Zeitraum ist für die Befreiung von der Buchführungspflicht relevant?

Relevant für die Befreiung von der Buchführungspflicht sind zwei zwei aufeinanderfolgende Geschäftsjahre (Zwei Abschlussstichtage des Jahresabschlusse). Eine Unterbrechung löst das sofortige und rückwirkende Inkrafttreten der Buchungspflicht (§ 241a Satz 1 und 2 HGB)

Welche Jahresumsatzgrenzen sind für die Befreiung von der Buchführungspflicht relevant?

Innerhalb von zwei Geschäftsjahre (Abschlussstichtage des Jahresabschluss) darf der Jahresumsatz von 600.000,00 € nicht überschreiten. Das entpricht 100.000,00 € mehr Umsatzmöglichkeit für Solo-Selbstständige, Gründer/-innen und Einzelunternehmen ohne höhere Bürokratieaufwand. Die Grenze lag bei 500.000,00 €.

Welche Jahresüberschussgrenzen sind für die Befreiung von der Buchungspflicht relevant

Innerhalb von zwei Geschäftsjahre (Abschlussstichtage des Jahresabschluss) darf der Jahresüberschuss von 60.000,00 € nicht überschreiten. Das entpricht 10.000,00 € mehr Gewinnmöglichkeit für Solo-Selbstständige, Gründerinnen und Einzelunternehmen ohne höhere Bürokratieaufwand. Die Grenze lag bei 50.000,00 €.

Müssen die Jahresumsatz- und Jahresüberschussgrenzen gleichzeitig erfüllt werden?

Ja, beide Jahresumsatz- und Jahresüberschussgrenzen müssen gleichzeitig in den zwei Geschäftsjahren (Abschlussstichtagen) erfüllt werden. Zum Beispiel, Frau M., solo-selbstständig als Unternehmensberaterin, erwirtschaftet ein Gewinn von 120.000,00 € im Jahr 2019 und Jahr 2020 bei gleichzeitigem Jahresumsatz von 200.000,00 € in beiden Geschäftsjahren. Frau M. ist verpflichtet Handelsbücher zu führen, da Ihr Jahresüberschluss die 60.000,00 € Jahresüberschussgrenze im Jahr 2019 und 2020 verletzt.

Warum kleine, mittelständische sowie große Unternehmen Handelsbücher führen sollten?

Wie im Vorabschnitt erklärt ist es eine Selbstverpflichtung aus Eigeninteresse und einen Verpflichtung gegenüber Gläubigern Handelsbücher zu führen. Durch die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle erfüllen die Unternehmen eine Verpflichtung gegen über sich Selbst und den Gläubigern. Das bedeutet, dass die Dokumentation als eine Selbstschutzmaßnahme und eine Gläubigerschutzmaßnahme anzusehen ist. Eigentümer möchten gerne wissen, ob die Lage, Entwicklung sowie Potenzial des Unternehmens den kurz-, mittel-, und langfristigen Ziele der Eigentümer erreichbar macht. Unternehmensinterne Gläubiger (Geschäftsführung, Mitarbeiter/-innen, Aufsichtsrat, Anteilseigner oder Aktionäre) sowie externe Interessengruppen/Gläubigern (Lieferanten, Kunden, Kreditgeber, der Staat und die Gesellschaft) haben Interesse an der Lage, Entwicklung und am Potenzial des Unternehmens. Der Gesetzgeber schreibt in § 238 HGB vor, dass Kaufleuten verpflichtet sind, Handelsbücher so zu führen, dass der Vermögenslage des Unternehmens in angemessenen Zeitraum ersichtlich ist. D. h., dass alle Geschäftsvorfälle erfasst werden sollten, die das Vermögen, Schulden und Eigenkapital verändern können.

Was ist ein Geschäftsvorfall?

Die Basis der Buchführung ist die Aufzeichnung jenes einzelnen Geschäftsvorfalls in Handelsbücher. Geschäftsvorfälle sind betriebliche Aktivitäten, die das Vermögen oder Erfolg eines Unternehmens beeinflussen können, z. B. die Beschaffung eines PKWs als Geschäftswagen einer selbstständigen Malerin senkt das Umlaufvermögen (genauer die Liquidität), erhöht das Anlagevermögen und wirkt sich beim Kauf erfolgsneutral, aber erfolgsmindernd bei der Verwendung des Geschäftsfahrzeugs für die Fahrten zum Auftraggeber. Des Weiteren verlangt der Gesetzgeber in § 238 HGB, dass die Geschäftsvorfälle sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen. Das bedeutet, dass alle betrieblichen Aktivitäten erfassen werden müssen und zwar

  • Beschaffung und Lagerung von Ressourcen (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Maschinen),
  • Fertigung und Vertrieb von Gütern und Dienstleistungen
  • sowie die gesamtunternehmerische Verwaltung des Unternehmens.

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