Einnahmenüberschussrechnung für Kleinunternehmen stellt eine jährliche betriebswirtschaftlich-technische Herausforderung für Soloselbstständige und Freiberufler wegen der steuerrechtlichen Buchführungspflicht nach § 140 AO (Abgabeornung) dar. Ob Sie eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) aufstellen müssen, hängt von der Frage ab, ob sie als Kleinunternehmen gelten bzw. freiberuflich tätig sind. Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist eine vereinfachte Methode zur Gewinnermittlung, die vor allem von Kleinunternehmen und Freiberuflern genutzt wird. Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ihre EÜR korrekt erstellen und welche gesetzlichen Grundlagen dabei zu beachten sind.
1. Gesetzliche Grundlagen
Gemäß § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EstG) wird der Gewinn als der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben definiert. Für Kleinunternehmen und Freiberufler, die beispielsweise unter § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG), § 241a Handelsgesetzbuch (HGB) beziehungsweise § 18 EstG fallen, stellt die EÜR eine praxisnahe Alternative zur doppelten Buchführung dar. Dabei spielen zwei wesentliche Prinzipien eine zentrale Rolle:
- Zuflussprinzip: Einnahmen werden erst dann erfasst, wenn der Zahlungseingang erfolgt.
- Abflussprinzip: Ausgaben werden in dem Zeitraum erfasst, in dem sie tatsächlich geleistet werden.
Ausnahmen gibt es bei der Bewertung von Anlagenvermögen und Abschreibungen. § 18 EStG regelt welche Tätigkeiten unter den Begriff Freiberuf fallen, während § 19 UStG die Umsatzobengrenzen (maximal 25.000 € im vorangegangenen Geschäftsjahr und voraussichtlich maximal 100.000 € im aktuellen Geschäftsjahr (ab 01.01.2025)) für Kleinunternehmen festlegt und § 241a HGB die Umsatzobengrenzen (maximal jeweils 800.000 € in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahre) und Gewinnobergrenzen (maximal jeweils 80.000 € in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahre (ab 27.03.2024)) für die Befreiung von doppelten Buchführung festlegt.
2. Einnahmenüberschuss als Gewinn gemäß § 4 Abs. 3 EstG
Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) für Kleinunternehmen ermittelt den Gewinn bzw. Verlust als die Betriebseinnahmen abzüglich der Betriebseinnahmen in einem Geschäftsjahr. § 4 Abs. 3 EstG definiert den Gewinn als „den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben“. Das bedeutet, dass der Unternehmer seine Buchhaltung nach dem Vereinnahmten und Verausgabten einrichten sollte. Vereinnahmt bedeutet einerseits das, was der Unternehmer im Laufe des Geschäftsjahres betriebsbedingt eingenommen hat (Zuflussprinzip). Verausgabt ist hingegen das, was der Unternehmer im Laufe des Geschäftsjahres betriebsbedingt ausgegeben hat (Abflussprinzip). Hier ein Beispiel von Anlage EÜR für die Steuererklärung 2024 des Bundesfinanzministeriums vom 02.09.2024, die Sie bequemer über Elster bearbeiten können.
2.1 Betriebseinnahmen nach dem Zuflussprinzip
Die Erfassung der Betriebseinnahmen erfolgt strikt nach dem Zuflussprinzip. Das heißt, Einnahmen werden erst dann dem Geschäftsjahr zugeordnet, wenn das Geld tatsächlich auf dem Geschäftskonto eingeht.
Schreibt ein Unternehmer beispielsweise eine Rechnung an seinen Kunden für die Förderungen aus Lieferung und Leistungen im Monat Dezember 2024, und er erhält die Beträge als Bankgutschrift im Monat Januar 2025; dann gehört dieser Umsatz zum Geschäftsjahr 2025. Denn die Förderungen sind im Jahr 2024 noch nicht vereinnahmt, sondern erst im Jahr 2025. Eine genaue Zuordnung ist entscheidend für die korrekte Gewinnermittlung.
2.2 Betriebsausgaben nach dem Abflussprinzip
Ihren Betriebsausgaben sollten Sie nach dem Abflussprinzip für den Gewinnermittlungszweck dokumentieren. Laut § 4 Abs. 4 EstG sollten Sie nur Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst worden sind, als Betriebsausgaben geltend machen. Weiterhin sind Sie verpflichtet, die Bewertungsfreiheit für geringfügige Wirtschaftsgüter (§ 6 Absatz 2 EstG), die Bildung von Sammelposten (§ 6 Absatz 2a EstG) und die Abschreibungsvorschriften für Vermögensgegenständen zu beachten.
Zusammengefasst, dokumentieren Sie Ihre Ausgaben nach dem Abflussprinzip. Hierbei gilt:
- Spezialregelungen beachten: Dazu zählen die Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter (§ 6 Abs. 2 EstG), die Bildung von Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EstG) und die spezifischen Abschreibungsvorschriften für Vermögensgegenstände.
- Erfassung nur betriebsbedingter Aufwendungen: Nur Kosten, die unmittelbar durch den Geschäftsbetrieb veranlasst sind, dürfen als Betriebsausgaben abgezogen werden (§ 4 Abs. 4 EstG).
3. Wer zählt zu den Kleinunternehmen? Soloselbstständig und freiberuflich
Ein Kleinunternehmen ist jeder Kaufmann, der von Buchführungspflicht gemäß § 241a HGB befreit ist, sowie steuerpflichtige Nichtkaufleute, z. B. Personen, die einen Freiberuf gemäß § 18 EstG ausüben. Unter den Begriff „Kleinunternehmen“ fallen in der Regel:
- Kaufleute, die von der Buchführungspflicht gemäß § 241a HGB befreit sind.
- Steuerpflichtige Nichtkaufleute, wie Freiberufler nach § 18 EstG.
- Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz), die steuerfreie Umsätze gemäß § 4 UStG
In der Praxis werden diese Gruppen oft auch als Soloselbstständige bezeichnet. Die genaue Abgrenzung kann jedoch variieren, weshalb in Einzelfällen die behördliche Auslegung eine Rolle spielt.
4. EÜR für Kleinunternehmen selbst erstellen
Bevor Sie Ihren Steuerberater für eine bequeme Lösung anrufen, sollten Sie sich die Option überlegen die Einnahmenüberschussrechnung für Kleinunternehmen selbst zu erstellen, z. B. eine chronologische Belegliste für Ihre Betriebsausgaben sowie eine Auftragsliste, Liste von Ausgangsrechnungen und Betriebseinnahmen einzurichten. Auch Kleinunternehmen sollten eine freiwillige Finanzbuchhaltung betreiben. Der Steuerberater hilft Ihnen, soweit Sie Ihre eigenen Geschäfte selbst führen, Ihre steuerlichen Pflichten nachzukommen. Als alternativ bieten sich die zahlreichen kostenpflichtigen Buchführungssoftware. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht unbewusst für die doppelte Buchführung entscheiden. Dadurch werden Sie freiwillig Buchführungspflichtig (§ 238 HGB) und müssen ein Inventar, Bilanz sowie ein Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen.
Bevor Sie einen Steuerberater einschalten, sollten Sie prüfen, ob Sie die EÜR auch selbst erstellen können. Dabei helfen:
- Strukturierte Beleglisten: Führen Sie eine chronologische Aufzeichnung aller Belege, Rechnungen und Zahlungseingänge.
- Freiwillige Finanzbuchhaltung: Auch wenn Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, kann eine einfache Buchhaltung den Überblick über Ihre Finanzen verbessern.
Wichtig ist, nicht versehentlich in die doppelte Buchführung zu geraten, da dies zusätzliche Aufwände, wie die Erstellung von Inventar, Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, nach sich zieht (Siehe §§ 238-241, 242-263 HGB).
5. Unsere Professionelle Unterstützung und Weiterbildung mit EÜR
Sollten Sie Unterstützung benötigen, gibt es mehrere Optionen:
- Steuerberater: Ein erfahrener Berater kann Ihnen helfen, Ihre steuerlichen Pflichten effizient zu erfüllen.
- Betriebswirtschaftliche Beratung: knüpft an der Steuerberatung und verbindet die steuerrechtliche Verpflichtung mit den betriebswirtschaftlichen Verpflichtungen des Unternehmens und Inhabern.
- Buchhaltungssoftware: Zahlreiche kostenpflichtige Programme erleichtern die Erstellung der EÜR.
- Weiterbildung: Kurse in Finanzbuchhaltung vermitteln Ihnen das nötige Grundlagenwissen und zeigen branchenspezifische Besonderheiten auf.
Durch gezielte Weiterbildung und den Einsatz passender Hilfsmittel sparen Sie Zeit und können langfristig Kosten reduzieren.
Sie möchten mehr über Einnahmenüberschussrechnung für Kleinunternehmen erfahren? Wir helfen Ihnen gerne Ihre Buchhaltung kostengünstig und einfach einzurichten. Sie können aber auch einen Kurs für Finanzbuchhaltung bei uns absolvieren. Im Kurs erhalten Sie die Grundlagen für Ihre Buchhaltung branchenabhängig und helfen Ihnen die Arbeit für Ihr Steuerberater effizient zu gestalten. Der Steuerberater spart Zeit und Sie sparen Geld.
6. Fazit
Die korrekte Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung ist essenziell für den unternehmerischen Erfolg und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben. Mit einem strukturierten Ansatz und dem richtigen Know-how behalten auch Kleinunternehmen und Freiberufler ihre finanzielle Situation stets im Griff.
Falls Sie weitere Fragen haben oder Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer Buchhaltung wünschen, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite – denn eine solide Finanzorganisation ist der Grundstein für nachhaltigen Unternehmenserfolg.
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